Beleid informatieveiligheid 7qi Coaching

De AVG/Autoriteit Persoonsgegevens vereist per 25 mei 2018 op basis van Europese regelgeving een infomatie veiligheid beleid voor organisaties die persoonsgegevens verwerken. Ook 7Qi Praktijk voor coaching verwerkt persoonlijke informatie en heeft veiligheidsbeleid opgesteld. Onderstaand treft u dit veiligheid beleid aan alsmede een privacy verklaring die u ontvangt na intakegesprek ter ondertekening.

7Qi praktijk voor coaching vind dat uw persoonlijke informatie ook persoonlijk mag blijven en gaat uiterst zorgvuldig om met alle door u verstrekte informatie. Zonder uw toestemming wordt aan niemand informatie verstrekt (ook niet bij bedrijfscoaching).

Algemeen

Wanneer u zich aanmeldt voor één van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op ons eigen ICT systeem. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Na het intakegesprek ontvangt u een privacy verklaring ter ondertekening. Hiermee verklaart u zich accoord met registratie van uw gegevens. De tekst van de privacy verklaring treft u onderstaand aan. U kunt ten allen tijde 7Qi coaching verzoeken uw gegevens (gedeeltelijk) te verwijderen.

Vastlegging en verstrekking algemene coachee gegevens

NAW-gegevens en data van gevoerde coaching gesprekken worden vastgelegd in een geautomatiseerd systeem voor facturering. Deze gegevens worden in de financiële administratie van 7Qi coaching verwerkt en zijn derhalve ook inzichtelijk voor controlerende externe boekhouder/fiscalist die administratie controleert op correctheid en fiscale aangifte verzorgt.
Inschrijvingsgegevens voor een nieuwsbrief waarvoor u zich inschrijft worden bewaard zolang u deze nieuwsbrief wenst te ontvangen. U kunt toezending te allen tijde stopzetten. Bij stopzetting worden uw algemene gegevens in het systeem voor de automatische nieuwsbrief verwijderd.
Het geautomatiseerde systeem (computer) is voorzien van actuele antivirus en inbraak software en is encrypted. Een backup wordt op een externe harddisk (en niet aan het internet verbonden) vastgelegd die niet toegankelijk voor derden wordt opgeslagen.
7Qi coaching maakt op website gebruik van Google cookies. Bij website bezoek wordt surfgedrag via Google bekeken enkel met het doel het ontwerp van de website te optimaliseren (dus niet verpersoonlijkt en ter analyse van persoonlijk surfgedrag).

Vastlegging en verwijdering persoonlijke en gevoelige informatie coachee tijdens en na coaching gesprekken

Tijdens een coaching gesprek wordt persoonlijke en gevoelige informatie gedeeld en genoteerd in een (fysiek) notitieboek en dus niet in een geautomatiseerd systeem (om veiligheid van deze gevoelige informatie te optimaliseren).
Bij het aangaan van een coaching relatie bij 7Qi Coaching (na 25 mei 2018) tekent een coachee een privacyverklaring voor gegevensverwerking na het intakegesprek. Daarmee zijn bedoelingen, rechten en plichten duidelijk. Indien tekenen niet mogelijk is i.v.m. fysieke afstand (bijv. bij skype/facetime coaching) wordt akkoord per mail retour van toegezonden privacyverklaring) gegeven.
Bij niet aangaan van een coaching relatie na intakegesprek verwijdert 7Qi Coaching eventueel geregistreerde gevoelige persoonsgegevens.
Informatie uit coaching gesprekken wordt enkel in een aantekenboekje vastgelegd en dus niet in een geautomatiseerd/op het internet aangesloten systeem. Dit om kans op misbruik door derden van deze gegevens te voorkomen.
AantekeningenBoekjes Coach worden voor maximaal 5 jaren (i.v.m. mogelijke herhaal consulten) bewaard en daarna vernietigd.
Op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van coachee kunnen aantekeningen eerder worden vernietigd.

Gebruik privacygevoelige informatie

Coach gebruikt informatie verkregen van coachee enkel voor coaching doeleinden.
Voor evt. gebruik van voorbeelden in een boek over praktijkvoering/ervaringen wordt nooit een naam van coachee gebruikt en informatie enkel zo weergegeven dat deze niet terug te herleiden is tot de betreffende coachee

Privacy verklaring 7Qi Coaching

7Qi Praktijk voor Coaching (onderdeel BASB Amsterdam, Bloemgracht 166A, 1015 TT Amsterdam, email: info@7Qicoaching.com Geregistreerd bij KvK Amsterdam.

Doeleinden en rechtsgrond verwerking

Gegevensvastlegging is een noodzakelijke voorwaarde voor het kunnen uitvoering van persoonsgerichte coaching. Geautomatiseerde besluitvorming wordt niet gebruikt

Ontvangers van de persoonsgegevens

Ontvangers van persoonsgegevens ontvangen enkel uw algemene NAW gegevens (en ip adres) voor zover noodzakelijk voor hun dienstverlening.

Delen gegevens met andere organisaties (buiten de EG)

7Qi Coaching maakt gebruik van Google Analytics en andere webanalysediensten. Deze diensten maken gebruik van cookies om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken. In het geval van Google Analytics wordt de informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) overgebracht naar, en door Google opgeslagen op servers die zich bevinden buiten Europa. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website wordt gebruikt, om rapporten over het websitegebruik op te stellen voor 7Qi Coaching en andere diensten aan te bieden met betrekking tot internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.

Bewaartermijn

Uw persoonlijke gegevens worden maximaal 5 jaren bewaard. Uw algemene NAW gegevens worden (enkel) in de boekhouding volgens wettelijke termijn bewaard.

Rechten omtrent registratie

U heeft recht op inzage in uw gegevens. Wanneer blijkt dat gegevens over u niet kloppen heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of te laten verwijderen. Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als uw inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen). Mocht u uw gegevens willen inzien, kunt u hierover contact opnemen met info@7Qicoaching.com

Recht gegevens(verwerking) te (laten) wijzigen of in te trekken

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. In geval van een verzoek tot verwijdering zal 7Qi Coaching de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten.
7Qi Coaching kan deze Privacy Verklaring wijzigen. We raden u aan deze Privacy Verklaringop onze website regelmatig te lezen, om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Deze Privacy Verklaring is voor het laatst gewijzigd op 5 mei 2018.

Klachten

Als u klachten of complimenten heeft over de wijze waarop wij uw gegevens behandelen, neemt u dan contact op met info@7Qicoaching.com. Als u er met ons vervolgens niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ondertekening

Coachee verklaart privacyverklaring gelezen te hebben en tekent voor akkoord:

plaats/datum

handtekening